GTDのレビューが上手くいかなくなった途端まるでダメ地獄

こんな困りごとにこたえます。

この記事の意義

理由と目的

GTDが上手くいかない人へ，状況を好転させる方法を紹介します。

いつやるか

この記事は３分程で読めます。GTDをあきらめず，今，もう１回，挑戦しましょう。

読了の効果

効果の目安

GTDをはじめたけど，あきらめようか。その状況から再挑戦しようと考えていただけるとうれしいです。

効果の見本

GTDのレビューが上手くいかず，その「原因」「反省」「対策」を以下に記しています。

目標

GTDの急所を感じていただき，もう１回，挑戦してもらえればＯＫです。

リスク

危険源・リスク・事故事例など

特にありません。

手順（流れ）

この記事を読む前と後の調和

1年前，力不足を感じて読んだ本

無敵のメソッドGTD（Getting Things Done）を知り，身につけた（つもり）。そう高を括っていた。いや違う。慎重にことを進めていた。

しかし，先週１週間はＧＴＤが全く機能しなかった。１年前，力不足を感じた時に読んだ本を思い出した。

仕事のギリギリ癖がなおる本

ギリギリ癖を直したいと考えて手に取った１冊。当時はがむしゃらでした。なんとか仕事をこなそうと努力しました。けど，ミスやその手直しなどのムダが多過い。だから成果はあがらない。つまり，要領が悪い。自分をそう見ていました。

GTDを実践する今，振り返れば仕事のやり方が悪かっただけ。ただ当時は，全ての仕事が期限ギリギリだったから，自分自身にギリギリ癖があると思い込んでいた。効率的なやり方（GTD）さえ知っていればいいものを，知らないと自己嫌悪に陥る。最悪な状況でした。

仕事が「速いリーダー」と「遅いリーダー」の習慣

多くのミスが判明しその手直しに追われた金曜日。自己嫌悪から脱したい。その一心で仕事終わりに書店に寄って買った１冊。朦朧とした中，思考力が低下した中，背表紙だけ見て選んだ１冊。状況を打破したい。そのヒントが欲しい。飢えていました。

同書によると速いリーダーと遅いリーダーには次の違いがあるとのこと。

速いリーダーは「どうしたら？」と聞き，遅いリーダーは「なんで？」と聞く。［引用：仕事が「速いリーダー」と「遅いリーダー」の習慣，１４０頁］

物事を進める時，相手に理由（Ｗｈｙ？）ではなく方法（Ｈｏｗ？）を問うほうが速いと言っています。

これは，第５章「報連相・ミーティング」について述べられているものです。GTDの5つのステップ「見極める」で「次にとるべき行動」を探ります。「方法（Ｈｏｗ？）を問うこと」は「次にとるべき行動をさぐる」ことと同じ。

以下のとおり，GTD実践初期にレビューが上手くいかなくなった途端まるでダメ地獄になったのは，そもそも「次にとるべき行動をさぐること」が苦手だったため，だと感じます。

GTDのレビューが上手くいかなくなった途端まるでダメ地獄

GTDを身につけミスは減った。が，短期間に両手からあふれる程の仕事が押し寄せると立ちいかない。コントロールが効かない。GTDのレビューが上手くいかなくなった途端「まるでダメ地獄」。

明らかな原因

それは「先送り」。詳しく言えば「次にとるべき行動」の決定を先送りしている。これが原因。

スマホアプリDGTGTDでGTDを実践しています。年中行事として繰り返されるイベント，タスクは定型化しタスクの実行順に番号付け登録している。定型化されているタスクは上手くいく。

克服すべき問題は定型化できないタスクだ。特に，決定者が判断に左右されるタスクは手に負えない。決定者により左右されるタスクは，采配を待つ場面が多い。約束の期限通りに決定とその連絡があればいいが，そうならない場合は多い。すると，GTDで管理しているタスクの変更が発生。定型化しているタスクもひきずられて大混乱。

大混乱しても軌道修正できればいい。が，先週１週間は冷静にいられなかった。大型イベントの対応に奔走し，計画外の緊急対処に追われた（関係者に感謝）。こんな状態だから先週１週間に溜め込んだタスクは，来週１週間で処理しなければならない。あぁ，月曜日を思うと気が滅入る。

反省点

決定者が決めてくれるのを待っていたのが反省点。「決めるの遅いよ」と言いたい（決定者に責任を転嫁したい。でも，そんなことできない）。

対策

来週からは「決めてくれない関係者」を待たずに進める，と誓う。トゲがある言い方かもしれませんが「決めてくれない決定者」を待っていられない。

GTDを実践してからというもの，相当上手く仕事が回っていた。好循環に入った実感を感じていた中，久しぶりの反省。他の関係者へも迷惑をかける。

先週味わったGTDのレビューが上手くいかなくなった途端まるでダメ地獄。この年にして，この手の失敗は相当ツライ＆ハズカシイ。だからこそ誓う。決めてくれない決定者を待たずに進める。

マネジメント

訓練

物量が多くかつ変更も生じる。こんな性質の仕事の場合，GTD実践初期には混乱も生じるでしょう。あきらめたくもなるでしょう。

そんな時は，GTDの5つのステップ「把握する」と「見極める」をご覧ください。もうひと踏ん張りできます（できますように）。

【仕事術】スマホでＧＴＤ「把握する」方法

【仕事術】スマホでＧＴＤ「見極める」方法

指示と監督

GTD実践初期には，自分がつくった「次にとるべき行動リスト」にないことを多くやりました。それだけ「把握する」ステップに漏れがあったということです。気持ちの面では「GTDをはじめたのに，計画外のことばかりに追われている，なぜだ」などと考えていました。

「次にとるべき行動リスト」にあることだけ実行して計画外の飛び込み仕事は無視したい，とも感じていました。こんなふうに感じても，無視してはいけませんよ。

懸念と解決

そもそも，仕事なんて計画があってないようなもの。計画外のことのほうが多い。そんなふうに感じます。チームが一つの目的に向かって取組む中，身勝手なことはできません。「次にとるべき行動リスト」にあることだけを実行し，飛び込み仕事を回避するため関係者とのコミュニケーションを無視する。そんなことしてはダメです。

一人で仕事をこなしているわけではありませんからね。チームで活動するなら，コミュニケーションは欠かせない。むしろコミュニケーションに不足があれば，混乱が拡大する懸念もありますよね。

そんな時は，繰り返しになりますがGTDの5つのステップ「把握する」と「見極める」を点検する。あるいは，「つながり」に書いた深いリラックス（雑木を眺めてボーッとする）には到達するのがいいでしょう。

本日のらずもねフィーリング