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【仕事術】スマホでGTD「見極める」方法

こんなあなたに
デジタルなGTDを選択した人
スマホアプリ「ジョルテ」「DGTGTD」をインストールした人
スマホでGTDしたい人
困りごと
「見極める」ってどうやるの?

こんな困りごとにこたえます。

この記事でお伝えすること

  1. この記事の意義
    • 理由と目的
    • いつやるか
  2. 読了の効果
    • 効果の目安
    • リスク
  3. 手順
    • この記事を読む前と後の調和
    • 「見極める」とは
    • DGTGTDで「見極める」方法
  4. マネジメント
    • 訓練
    • 指示と監督
    • 懸念と解決
  5. 本日のらずもねフィーリング

この記事の意義

理由と目的

スマホアプリ「ジョルテ」「DGTGTD」を使ってGTDの5つのステップ「見極める」方法を紹介しています。

いつやるか

今です。今からはじめましょう。

読了の効果

効果の目安

スマホでGTD「把握する」方法を実践してすっきりした方に,続けて「見極める」を実践してもらえるとうれしいです。

効果の見本

5つのステップを理解しGTD開始すると,6ケ月後には以下の状態に到達できるでしょう。

GTD開始から6ケ月を振り返り「前向きになれた自分」に気づく

目標

DGTGTDのinboxに入ったすべての気になることを空にできればOKです。

リスク

危険源・リスク・事故事例など

GTDをはじめる。そこにリスクはありません。

リスクはありませんが,GTDはストレスフリーになれても,やることが減るわけではありません。この点をご認識下さい。「なんだよ・・・」ということではありませんよ。ストレスフリーに到達する効果は計り知れません。

手順

この記事を読む前と後の調和

「見極める」とは

「見極める」とは「把握する」ステップでInboxに入ったすべての気になることを空にすることです。

DGTGTDで「見極める」方法

「見極める」ステップをアナログとデジタルで比べてみます。

アナログなGTDの場合

アナログなGTD
すべての気になることをメモにしてインボックスに集め「把握する」。
インボックスからメモを一つとり「次にとるべき行動」を「見極める」。

アナログの場合,第1ステップ「把握する」では,気になるすべてのことを書きだす。吐き出す。メモに書いてインボックスにぶち込む。この作業が(とりあえず)完了し後に「見極める」。といったように「把握する」と「見極める」が区別できます。

デジタルなGTDの場合

スマホアプリDGTGTDを使うわたし達は,「把握する」ステップをDGTGTDのタスクに入力で実現します。DGTGTD初心者であれば,おそらく次の手順で「見極める」ことになるでしょう。

DGTGTD初心者の場合
すべての気になることをDGTGTDに入力する。
この時,(初心者ゆえ)「Due Data」「Folder」を未設定のまま登録する。
新規タスク入力時に「Due Data」「Folder」未設定の場合,タスクはInboxに仕分けされるようです。
Inboxに仕分けされたタスクから一つを選び「次にとるべき行動」を「見極める」。

DGTGTDのタスク入力・登録はかんたんです。すぐに慣れます。慣れて中級者になれば「把握する」と「見極める」ステップはアナログの場合ほどはっきりした区別がなくなります。

DGTGTD中級者の場合
すべての気になることをDGTGTDに入力する。
この時,(中級者になれば)「Due Date」「Folder」を漏れなく設定して登録する。
新規タスク入力時「Due Data」「Folder」を設定した場合,タスクはInboxではなく設定したFolderに仕分けされるもようです。
こうなると,アナログのように「把握する」と「見極める」に手順上の区別がなくなり,タスク入力時に「把握する」と「見極める」を同時に行うことになる。

DGTGTDでは「把握する」時点で同時に「見極める」も完了したと錯覚してしまいます。が,「見極める」の本当の意味は次のとおりです。

マネジメント

訓練

「見極める」ポイント

Folder分けするだけでも「見極める」ことができたように感じますが,肝心なのは次のポイントです。

行動の必要があるか

「見極める」とは即ちInboxを空にすること。例えば,把握するステップで拾い上げた「ぼんやりとした気になること」一つひとつに対し,「次にとるべき行動」を考えます。「ぼんやりとした気になること」は,そもそも行動の必要があるのかと自問するのも悪くありません。単に気になっていただけ。ただ,それだけということもあるからです。

「行動の必要がない」と判断できたものは,概ね次のようなものになります。

行動の必要がない
ゴミ
(行動の必要はないが)保留するもの
資料

行動が必要なもの

「そもそも行動が必要なのか」。自問の結果,行動が必要だと思ったら次の流れで「次にとるべき行動」を見極めます。

次にとるべき行動を見極める
Inboxにあるタスクを一つ取り上げ,GTDのワークフローに従い「これは何か?」「行動を起こすべき?」「次にとるべき行動は一つ?」「2分以内でできる?」「自分でやるべき?」「特定の日付にやるべき?」を考えます。

例えば,Inboxに「確定申告する」というタスクがあったとします。確定申告なら,いつもどおり申告すればいい・・・。ん?待てよ,保険料控除証明書がないと先に進まないな。となると,「次にとるべき行動」は「保険料控除証明書が届くのを待つ」,「待っている間に他の書類を準備する」となります。

DGTGTDに登録したタスク(Task Tittle)が,単に「確定申告する」ならば「保険料控除証明書が届くのを待つ」等の「次にとるべき行動」に修正します。この修正こそが「見極める」ステップです。

指示と監督

こうして一つひとつのタスクを見極めます。が,数が多いと間違いなく疲れます。そんな時は休憩です。休憩は大切です。リフレッシュした後,DGTGTDに表示されたリストの「上のタスクから見極める」「一度に1件ずつやる」「インボックスに戻さない」を守って見極めていきましょう。

懸念と解決

タスクを見極めていくと,個々の行動の連なりで実現する,いわば「大きなタスク」を設定したくなります。これをGTDでは「プロジェクト」と呼んでいます。DGTGTDではもちろんプロエクトをつくることができます。つくり方はDGTGTDでプロジェクトをつくる方法をご覧下さい。

本日のらずもねフィーリング

  • いかがでしたか。
  • DGTGTDのinboxに入ったすべての気になることを空にできればOKです。
  • 難しさが感じられるのは「次にとるべき行動」の見極めでしょう。目指しているゴールは何なのか。ゴールに近づくため必要な行動は?
  • 「把握する」と「見極める」によって,「アレと,コレと,ソレを覚えておかない」という脳内負荷が減ると,目の前のやるべきことに集中できるようになります。
  • 次はスマホでGTD「整理する」方法へ進みましょう。
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