【仕事術】スマホでＧＴＤ「整理する」方法

こんな困りごとにこたえます。

この記事でお伝えすること

理由と目的

スマホアプリ「ジョルテ」「DGTGTD」を使ってＧＴＤの５つのステップ「整理する」方法を紹介します。

いつやるか

今です。今からはじめましょう。

読了の効果

効果の目安

スマホでＧＴＤ「把握する」方法，スマホでＧＴＤ「見極める」方法を実践してすっきりした方に，続けて「整理する」を実践してもらえるとうれしいです。

効果の見本

５つのステップを理解しＧＴＤ開始すると，６ケ月後には以下の状態に到達できるでしょう。

ＧＴＤ開始から６ケ月を振り返り「前向きになれた自分」に気づく

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目標

最適な受け皿を用意できればＯＫです。

リスク

危険源・リスク・事故事例など

ＧＴＤをはじめる。そこにリスクはありません。

リスクはありませんが，ＧＴＤはストレスフリーになれても，やることが減るわけではありません。この点をご認識下さい。「なんだよ・・・」ということではありませんよ。ストレスフリーに到達する効果は計り知れません。

手順

この記事を読む前と後の調和

「整理する」とは

「整理する」とは，最適な受け皿を用意することです。

「整理ができている」というのは，物事がその「意味」に応じて適切な場所に収まっているという状態だ［引用：はじめてのＧＴＤ　ストレスフリーの整理術，１９９頁］

整理するステップでは，「見極める」ステップでつくったプロジェクトリスト等，以下に示す７つのリストを管理します。管理するうえで，アナログとデジタルには次の違いがあります。

DGTGTDで「整理する」方法

アナログなＧＴＤの場合

紙とペンでメモやリストを手書きします。また，フォルダーやファイルでメモやリストをファイリング（統合）します。

５つのステップのスタート「把握する」ステップで「〇〇する」といったメモをつくりInboxに入れられた「気になること」。次に，この一つ一つの「次にとるべき行動」を「見極める」。見極める手順には「行動を起こすべき？」等５項目の問いがあります。

「行動を起こすべき？」を見極めた結果，何の行動も必要なければゴミ箱へ，「いつかやる」ぐらいのことなら「いつかやる／多分やるリスト」へ，単なる資料であれば「資料フォルダ」へ，受け皿に整理していきます。

使うものは紙，ペン，フォルダー，ファイルなどの物理媒体です。

デジタルなＧＴＤの場合

以下の「整理するステップで管理するもの７つ」をご覧いただけばわかるとおり，すべてをスマホアプリＤＧＴＧＴＤに取組むには課題があります。

真っ先に思い浮かぶのは，管理対象とする紙媒体の「資料」を紙媒体のまま扱うのではなく，スキャンしたデータをクラウドで管理する方法が考えられます。ただ，資料の電子化にどれだけコストを払うかは，紙媒体の量に左右されるところと思います。

「アナログなＧＴＤ」「デジタルなＧＴＤ」のどちらをとっても”完全にアナログ”とか”完全にデジタル”ということは，ありえません。アナログ主体の方でもメールを使う以上，メールボックスがInboxになっているでしょうし，ＤＧＴＧＴＤ主体のわたしも紙（資料）を扱う以上，完全にデジタルではありません。

どちらをとるかは，あなた次第ですがＤＧＴＧＴＤを使ったデジタルなＧＴＤは便利です。

「整理する」ステップで管理するもの７つ

「整理する」ステップで管理するものは次のとおりです。

プロジェクトリスト

プロジェクトリストは，GTDの中心的存在。次の「更新する」ステップで随時更新していくものです。DGTGTDでプロジェクトをつくる方法をご覧下さい。

DGTGTDでプロジェクトをつくる方法

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プロジェクトの参考情報

プロエクトの参考情報として，文字で記入できるものであれば，ＤＧＴＧＴＤの「Notebook」を使えます。Notebookはメールと同じようにテキストを入力できます。またFolderを設定できるので，Folderを設定できるのでプロジェクトと同じFolderを設定すれば「どこにしまったっけ」と探す苦労もないでしょう。

カレンダーに記入する行動や情報

カレンダーに記入する行動や情報は，「ジョルテ」に入力しましょう。「はじめてのＧＴＤ　ストレスフリーの整理術」では，カレンダーに「行動」と「情報」を記入すると教えていますが，らずもねは「イベント（公私の行事）」だけを入力しています。

「一つのアプリでタスク・スケジュール管理したい」「カレンダーとＧＴＤのアプリを使うのって面倒」と考える方もいるでしょう。

たしかに，らずもねもそうでした。が，ここまで運用を続けてきた結果，「イベント」はカレンダー。「イベント」に向け実行すべきタスクとプロジェクトはＤＧＴＧＴＤ。と，使い分けることでスッキリ棲み分けできます。

次にとるべき行動リスト

ＤＧＴＧＴＤでは，一つひとつのタスクとプロジェクトに１０種類のステータスを設定できます。

ＤＧＴＧＴＤは，多くのタスクとプロジェクトをStatus別に呼び出す機能があります。「次にとるべき行動リスト」は，この機能を使えばイッパツで整理できます。便利です。

１０種類ものきめ細かなステータスを設定できるのはありがたいのですが，らずもねが使っているのは「Next Action」と「Reference」の２種類。ザックリ言えばNext Actionか非Next Actionかという２択で設定。非Next Actionには「Reference」にしています。

連絡待ちリスト

一つひとつのタスクとプロジェクトにはContextを設定できます。Contextに「@連絡待ち」を作り，連絡待ちのタスク等に設定します。「@連絡待ち」を設定したタスクをイッパツで呼び出せます。これで，連絡待ちリストは整理されます。

資料

ＤＧＴＧＴＤとジョルテは，タスクとスケジュール管理のアプリなので，「資料」を整理することは困難です。紙媒体ならファイリングシステムで，電子媒体ならパソコンで整理します。

いつかやる／多分やるリスト

Inboxにある「気になること」の中には，「いつかやる／多分やる」といったものもあるはずです。そういったタスクやプロジェクトにはStatusに「Someday」を設定する方法があります。

マネジメント

訓練

以上のとおり，管理する７つのうちジョルテで管理する「カレンダーに記入する行動や情報」以外の「プロジェクトリスト」「プロジェクトの参考情報」「次にとるべき行動リスト」「連絡待ちリスト」「いつかやる／多分やるリスト」はDGTGTDで管理します。 ７つのうち６つをDGTGTDに統合します。「資料（紙）」だけは，フォルダーやファイルでの管理となりますが，７つのうち６つをＤＧＴＧＴＤに統合するメリットは大きいです。

指示と監督

懸念と解決

本日のらずもねフィーリング