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GTDは決定者が決めないことで具体的タスクが見えなくなると混乱する

こんなあなたに
GTDしている人
困りごと
GTDってなんか上手くいかないよね?

こんな困りごとにこたえます。

この記事でお伝えすること

  1. この記事の意義
    • 理由と目的
    • いつやるか
  2. 読了の効果
    • 効果の目安
    • リスク
  3. 手順
    • この記事を読む前と後の調和
    • 明らかな原因は「先送り」
    • 涼しい顔を装ったが内心ヒヤヒヤ
    • 反省 決定を催促しなければならなかった
    • 自分の内面を振り返る
    • GTDは決定者が決めないことで具体的タスクが見えなくなると混乱する
    • 「把握する」「見極める」が大切
  4. マネジメント
    • 訓練
    • 指示と監督
    • 懸念と解決
  5. 本日のらずもねフィーリング

この記事の意義

理由と目的

GTDのレビューが上手くいかなくなった途端まるでダメ地獄を掘り下げています。

GTDのレビューが上手くいかなくなった途端まるでダメ地獄

いつやるか

私的反省ログです。読み飛ばしていただいて結構です。

読了の効果

効果の目安

効果は期待できないと思います。

効果の見本

効果は期待できないと思いますよ。ほんとに。

目標

とはいえ,些細なことでGTDが上手くいかなくなることを理解いただければOKです。

リスク

危険源・リスク・事故事例など

以下のとおりです。

手順(流れ)

この記事を読む前と後の調和

明らかな原因は「先送り」

GTDのレビューが上手くいかなくなった途端まるでダメ地獄原因は「先送り」だと書きました。特に「先送り」生じやすいものは「定型化できないタスク」だとも書きました。

定型化できないタスクの代表例は,協議事項を繰返し決定者の判断を受けて進めるタスクです。この手のタスクは,決定が遅れると,決定を待つ側,後工程を引き受ける側にしわ寄せが行く。先週開催したイベント(期間:3日)では,全てのしわが自分のところに押し寄せました。

涼しい顔を装ったが内心ヒヤヒヤ

毎日のように熱中症の救急搬送が報じられる時期。気温34℃の屋外でイベントを開催。 らずもねは総勢100人の参加者をコントロールする立場。涼しい顔を装っていましたが内心ヒヤヒヤでした。

理由は「会場に持ち込まれる資材類」「到着時間」等が直前まで知らされなかったため。何事も自信と安心感をもって計画どおりに進めたいタイプのわたし。未確定のまま本番を迎えるなんて信じられない。大きなストレスでした。

反省 決定を催促しなければならなかった

未確定事項を抱えたままイベント当日を迎える。ホント?って感じですけど,珍しいことでははありません。

決定者が決定してくれさえいれば済むこと。わかっているのにそうならない。後工程を引き受ける側は,決定の遅れに原因がある。こう結論づけたい。

と「他人のせい」にして切り捨てることはかんたん。が,らずもねにも反省点があります。決定者に「早く決めろ」と催促しなければならなかった。こちらの事情を伝え,「”いつまでに”,”何を”決めないと,当方では対応しかねる」といった強硬な姿勢が必要だった。

自分の内面を振り返る

性格的に強硬姿勢を示すのは苦手。振り返るっても決定を催促していない。記憶にないが,やわらかく「早く決めて欲しいんだけど」ぐらいは言ったかもしれない。

当日を迎えるのが憂鬱で逃げ出したくなった。そんな気分まで追い込まれた。この経験から,性格的に苦手とか関係ない。「あなたが決めないと,関係者に迷惑をかける」 と主張しなけければならない。

GTDは決定者が決めないことで具体的タスクが見えなくなると混乱する

嫌な気分と不安を抱えたままの運営も,関係者の機転の良さ,柔軟さ,チームワークで対処。成果と反省が入り混じる結果となったもののイベントは終了し,日曜日の朝,こうして反省と来週の予定を考えている。

GTD(Getting Things Done)をはじめてから,物事を滞りなく転がせるようになってきた。大きなトラブルこそなかったものの,先週のイベント全体では,一つの小さなほころびが連鎖的な混乱を引き起こす場面があった。「自分ががんばっても,関係者のせいで混乱する」。この混乱は,ネガティブな考えにつながった。GTDのレビューが滞り,やる気も失せ,上手くいっていたことも迷走。最悪期を作りだした。

「把握する」「見極める」が大切

これは何もGTDが悪いのではない。 むしろ,GTDで当日実行する「次にとるべき行動」を書き出すことで,(不安):(平静)=9:1ぐらいのところを,6:4ぐらいまで持ち直すことができた。今回の経験でGTDの存在価値が一段と高まった。

GTDの「把握する」「見極める」のステップの大切さも痛感した。今回の経験で学んだのは「決定者が決めないことで,具体的な内容が定まらないタスクが存在しはじめた時」の「次にとるべき行動」は「決定者に決定を催促する」だ。

あたり前でしょ,との声が聞こえてきそうですが,こういうの苦手なんです。

マネジメント

訓練

次に同じような場面に遭遇したら

「いつ決まるの」「今,決まらないなら対応不可(断言)」と言う。性格的に苦手とか関係ない。轍を踏むのは,「今,決められないなら対応不可(断言)」と言う。そう誓う。絶対言うぞ。というのが,混乱と不安の中で乗り切ったイベントで学んだこと

次は,この学んだことを実践するだけだ。

指示と監督

GTD実践初期には,「次にとるべき行動」を言語化しにくいかもしれません。頭でわかっているつもり。そのことを言葉にして「次にとるべき行動リスト」に書きましょう。

当然のことだってリストに書く。らずもねは「決定者に決定を催促する」なんて,当然のことを実行しなかったため,自分が追い込まれた。こんな些細なことでストレスフルになる。こんな些細なことを変えるだけでストレスフリーにもなれるんです。

懸念と解決

GTDを実践しているのに上手くいかない。そんな時は,GTDの5つのステップ「把握する」「見極める」を点検しましょう。

本日のらずもねフィーリング

  • いかがでしたか。
  • 些細なことでGTDが上手くいかなくなることを理解いただければOKです。
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