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GTDのレビューが上手くいかなくなった途端まるでダメ地獄

こんなあなたに
GTDしている人
困りごと
GTDってなんか上手くいかないよね?

こんな困りごとにこたえます。

この記事でお伝えすること

  1. この記事の意義
    • 理由と目的
    • いつやるか
  2. 読了の効果
    • 効果の目安
    • リスク
  3. 手順
    • この記事を読む前と後の調和
    • 1年前,力不足を感じて読んだ本
    • GTDのレビューが上手くいかなくなった途端まるでだめ地獄
  4. マネジメント
    • 訓練
    • 指示と監督
    • 懸念と解決
  5. 本日のらずもねフィーリング

この記事の意義

理由と目的

GTDが上手くいかない人へ,状況を好転させる方法を紹介します。

いつやるか

この記事は3分程で読めます。GTDをあきらめず,今,もう1回,挑戦しましょう。

読了の効果

効果の目安

GTDをはじめたけど,あきらめようか。その状況から再挑戦しようと考えていただけるとうれしいです。

効果の見本

GTDのレビューが上手くいかず,その「原因」「反省」「対策」を以下に記しています。

目標

GTDの急所を感じていただき,もう1回,挑戦してもらえればOKです。

リスク

危険源・リスク・事故事例など

特にありません。

手順(流れ)

この記事を読む前と後の調和

1年前,力不足を感じて読んだ本

無敵のメソッドGTD(Getting Things Done)を知り,身につけた(つもり)。そう高を括っていた。いや違う。慎重にことを進めていた。

しかし,先週1週間はGTDが全く機能しなかった。1年前,力不足を感じた時に読んだ本を思い出した。

仕事のギリギリ癖がなおる本

ギリギリ癖を直したいと考えて手に取った1冊。当時はがむしゃらでした。なんとか仕事をこなそうと努力しました。けど,ミスやその手直しなどのムダが多過い。だから成果はあがらない。つまり,要領が悪い。自分をそう見ていました。

GTDを実践する今,振り返れば仕事のやり方が悪かっただけ。ただ当時は,全ての仕事が期限ギリギリだったから,自分自身にギリギリ癖があると思い込んでいた。効率的なやり方(GTD)さえ知っていればいいものを,知らないと自己嫌悪に陥る。最悪な状況でした。

仕事が「速いリーダー」と「遅いリーダー」の習慣

多くのミスが判明しその手直しに追われた金曜日。自己嫌悪から脱したい。その一心で仕事終わりに書店に寄って買った1冊。朦朧とした中,思考力が低下した中,背表紙だけ見て選んだ1冊。状況を打破したい。そのヒントが欲しい。飢えていました。

同書によると速いリーダーと遅いリーダーには次の違いがあるとのこと。

速いリーダーは「どうしたら?」と聞き,遅いリーダーは「なんで?」と聞く。[引用:仕事が「速いリーダー」と「遅いリーダー」の習慣,140頁]

物事を進める時,相手に理由(Why?)ではなく方法(How?)を問うほうが速いと言っています。

これは,第5章「報連相・ミーティング」について述べられているものです。GTDの5つのステップ「見極める」で「次にとるべき行動」を探ります。「方法(How?)を問うこと」は「次にとるべき行動をさぐる」ことと同じ。

以下のとおり,GTD実践初期にレビューが上手くいかなくなった途端まるでダメ地獄になったのは,そもそも「次にとるべき行動をさぐること」が苦手だったため,だと感じます。

GTDのレビューが上手くいかなくなった途端まるでダメ地獄

GTDを身につけミスは減った。が,短期間に両手からあふれる程の仕事が押し寄せると立ちいかない。コントロールが効かない。GTDのレビューが上手くいかなくなった途端「まるでダメ地獄」。

明らかな原因

それは「先送り」。詳しく言えば「次にとるべき行動」の決定を先送りしている。これが原因。

スマホアプリDGTGTDでGTDを実践しています。年中行事として繰り返されるイベント,タスクは定型化しタスクの実行順に番号付け登録している。定型化されているタスクは上手くいく。

克服すべき問題は定型化できないタスクだ。特に,決定者が判断に左右されるタスクは手に負えない。決定者により左右されるタスクは,采配を待つ場面が多い。約束の期限通りに決定とその連絡があればいいが,そうならない場合は多い。すると,GTDで管理しているタスクの変更が発生。定型化しているタスクもひきずられて大混乱。

大混乱しても軌道修正できればいい。が,先週1週間は冷静にいられなかった。大型イベントの対応に奔走し,計画外の緊急対処に追われた(関係者に感謝)。こんな状態だから先週1週間に溜め込んだタスクは,来週1週間で処理しなければならない。あぁ,月曜日を思うと気が滅入る。

反省点

決定者が決めてくれるのを待っていたのが反省点。「決めるの遅いよ」と言いたい(決定者に責任を転嫁したい。でも,そんなことできない)。

対策

来週からは「決めてくれない関係者」を待たずに進める,と誓う。トゲがある言い方かもしれませんが「決めてくれない決定者」を待っていられない。

GTDを実践してからというもの,相当上手く仕事が回っていた。好循環に入った実感を感じていた中,久しぶりの反省。他の関係者へも迷惑をかける。

先週味わったGTDのレビューが上手くいかなくなった途端まるでダメ地獄。この年にして,この手の失敗は相当ツライ&ハズカシイ。だからこそ誓う。決めてくれない決定者を待たずに進める。

マネジメント

訓練

物量が多くかつ変更も生じる。こんな性質の仕事の場合,GTD実践初期には混乱も生じるでしょう。あきらめたくもなるでしょう。

そんな時は,GTDの5つのステップ「把握する」「見極める」をご覧ください。もうひと踏ん張りできます(できますように)。

【仕事術】スマホでGTD「把握する」方法
【仕事術】スマホでGTD「見極める」方法

指示と監督

GTD実践初期には,自分がつくった「次にとるべき行動リスト」にないことを多くやりました。それだけ「把握する」ステップに漏れがあったということです。気持ちの面では「GTDをはじめたのに,計画外のことばかりに追われている,なぜだ」などと考えていました。

「次にとるべき行動リスト」にあることだけ実行して計画外の飛び込み仕事は無視したい,とも感じていました。こんなふうに感じても,無視してはいけませんよ。

懸念と解決

そもそも,仕事なんて計画があってないようなもの。計画外のことのほうが多い。そんなふうに感じます。チームが一つの目的に向かって取組む中,身勝手なことはできません。「次にとるべき行動リスト」にあることだけを実行し,飛び込み仕事を回避するため関係者とのコミュニケーションを無視する。そんなことしてはダメです。

一人で仕事をこなしているわけではありませんからね。チームで活動するなら,コミュニケーションは欠かせない。むしろコミュニケーションに不足があれば,混乱が拡大する懸念もありますよね。

そんな時は,繰り返しになりますがGTDの5つのステップ「把握する」「見極める」を点検する。あるいは,「つながり」に書いた深いリラックス(雑木を眺めてボーッとする)には到達するのがいいでしょう。

本日のらずもねフィーリング

  • いかがでしたか。
  • GTDの急所を感じていただき,もう1回,挑戦してもらえればOKです。
  • GTDの5つのステップ「把握する」「見極める」を点検するのも有効です。
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