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【仕事術】スマホでGTD「整理する」方法

こんなあなたに
デジタルなGTDを選択した人
スマホアプリ「ジョルテ」「DGTGTD」をインストールした人
スマホでGTDしたい人
困りごと
「整理する」ってどうやるの?

こんな困りごとにこたえます。

この記事でお伝えすること

  1. この記事の意義
    • 理由と目的
    • いつやるか
  2. 読了の効果
    • 効果の目安
    • リスク
  3. 手順
    • この記事を読む前と後の調和
    • 「整理する」とは
    • DGTGTDで「整理する」方法
    • 「整理する」ステップで管理するもの7つ
  4. マネジメント
    • 訓練
    • 指示と監督
    • 懸念と解決
  5. 本日のらずもねフィーリング

この記事でお伝えすること

理由と目的

スマホアプリ「ジョルテ」「DGTGTD」を使ってGTDの5つのステップ「整理する」方法を紹介します。

いつやるか

今です。今からはじめましょう。

読了の効果

効果の目安

スマホでGTD「把握する」方法スマホでGTD「見極める」方法を実践してすっきりした方に,続けて「整理する」を実践してもらえるとうれしいです。

効果の見本

5つのステップを理解しGTD開始すると,6ケ月後には以下の状態に到達できるでしょう。

GTD開始から6ケ月を振り返り「前向きになれた自分」に気づく

目標

最適な受け皿を用意できればOKです。

リスク

危険源・リスク・事故事例など

GTDをはじめる。そこにリスクはありません。

リスクはありませんが,GTDはストレスフリーになれても,やることが減るわけではありません。この点をご認識下さい。「なんだよ・・・」ということではありませんよ。ストレスフリーに到達する効果は計り知れません。

手順

この記事を読む前と後の調和

「整理する」とは

「整理する」とは,最適な受け皿を用意することです。

「整理ができている」というのは,物事がその「意味」に応じて適切な場所に収まっているという状態だ[引用:はじめてのGTD ストレスフリーの整理術,199頁]

整理するステップでは,「見極める」ステップでつくったプロジェクトリスト等,以下に示す7つのリストを管理します。管理するうえで,アナログとデジタルには次の違いがあります。

DGTGTDで「整理する」方法

アナログなGTDの場合

紙とペンでメモやリストを手書きします。また,フォルダーやファイルでメモやリストをファイリング(統合)します。

5つのステップのスタート「把握する」ステップで「〇〇する」といったメモをつくりInboxに入れられた「気になること」。次に,この一つ一つの「次にとるべき行動」を「見極める」。見極める手順には「行動を起こすべき?」等5項目の問いがあります。

「行動を起こすべき?」を見極めた結果,何の行動も必要なければゴミ箱へ,「いつかやる」ぐらいのことなら「いつかやる/多分やるリスト」へ,単なる資料であれば「資料フォルダ」へ,受け皿に整理していきます。

使うものは紙,ペン,フォルダー,ファイルなどの物理媒体です。

デジタルなGTDの場合

以下の「整理するステップで管理するもの7つ」をご覧いただけばわかるとおり,すべてをスマホアプリDGTGTDに取組むには課題があります。

真っ先に思い浮かぶのは,管理対象とする紙媒体の「資料」を紙媒体のまま扱うのではなく,スキャンしたデータをクラウドで管理する方法が考えられます。ただ,資料の電子化にどれだけコストを払うかは,紙媒体の量に左右されるところと思います。

「アナログなGTD」「デジタルなGTD」のどちらをとっても”完全にアナログ”とか”完全にデジタル”ということは,ありえません。アナログ主体の方でもメールを使う以上,メールボックスがInboxになっているでしょうし,DGTGTD主体のわたしも紙(資料)を扱う以上,完全にデジタルではありません。

どちらをとるかは,あなた次第ですがDGTGTDを使ったデジタルなGTDは便利です。

「整理する」ステップで管理するもの7つ

「整理する」ステップで管理するものは次のとおりです。

「整理する」ステップで管理するもの7つ
プロジェクトリスト
プロジェクトの参考情報
カレンダーに記入する行動や情報
次にとるべき行動リスト
連絡待ちリスト
資料
いつかやる/多分やるリスト

プロジェクトリスト

プロジェクトリストは,GTDの中心的存在。次の「更新する」ステップで随時更新していくものです。DGTGTDでプロジェクトをつくる方法をご覧下さい。

DGTGTDでプロジェクトをつくる方法

プロジェクトの参考情報

プロエクトの参考情報として,文字で記入できるものであれば,DGTGTDの「Notebook」を使えます。Notebookはメールと同じようにテキストを入力できます。またFolderを設定できるので,Folderを設定できるのでプロジェクトと同じFolderを設定すれば「どこにしまったっけ」と探す苦労もないでしょう。

カレンダーに記入する行動や情報

カレンダーに記入する行動や情報は,「ジョルテ」に入力しましょう。「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」では,カレンダーに「行動」と「情報」を記入すると教えていますが,らずもねは「イベント(公私の行事)」だけを入力しています。

「一つのアプリでタスク・スケジュール管理したい」「カレンダーとGTDのアプリを使うのって面倒」と考える方もいるでしょう。

たしかに,らずもねもそうでした。が,ここまで運用を続けてきた結果,「イベント」はカレンダー。「イベント」に向け実行すべきタスクとプロジェクトはDGTGTD。と,使い分けることでスッキリ棲み分けできます。

次にとるべき行動リスト

DGTGTDでは,一つひとつのタスクとプロジェクトに10種類のステータスを設定できます。

設定できる10種類のStatus
Next Action
Active
Planning
Dlelgated
Waiting
Hold
Postponed
Someday
Cancelled
Reference

DGTGTDは,多くのタスクとプロジェクトをStatus別に呼び出す機能があります。「次にとるべき行動リスト」は,この機能を使えばイッパツで整理できます。便利です。

10種類ものきめ細かなステータスを設定できるのはありがたいのですが,らずもねが使っているのは「Next Action」と「Reference」の2種類。ザックリ言えばNext Actionか非Next Actionかという2択で設定。非Next Actionには「Reference」にしています。

連絡待ちリスト

一つひとつのタスクとプロジェクトにはContextを設定できます。Contextに「@連絡待ち」を作り,連絡待ちのタスク等に設定します。「@連絡待ち」を設定したタスクをイッパツで呼び出せます。これで,連絡待ちリストは整理されます。

資料

DGTGTDとジョルテは,タスクとスケジュール管理のアプリなので,「資料」を整理することは困難です。紙媒体ならファイリングシステムで,電子媒体ならパソコンで整理します。

いつかやる/多分やるリスト

Inboxにある「気になること」の中には,「いつかやる/多分やる」といったものもあるはずです。そういったタスクやプロジェクトにはStatusに「Someday」を設定する方法があります。

マネジメント

訓練

以上のとおり,管理する7つのうちジョルテで管理する「カレンダーに記入する行動や情報」以外の「プロジェクトリスト」「プロジェクトの参考情報」「次にとるべき行動リスト」「連絡待ちリスト」「いつかやる/多分やるリスト」はDGTGTDで管理します。 7つのうち6つをDGTGTDに統合します。「資料(紙)」だけは,フォルダーやファイルでの管理となりますが,7つのうち6つをDGTGTDに統合するメリットは大きいです。

指示と監督

懸念と解決

本日のらずもねフィーリング

  • いかがでしたか。
  • 「把握する」でDGTGTDに登録したタスクは何件にのぼりましたか? 把握するためとはいえ,10件,50件,100件にもなると,意気消沈するかもしれません。
  • そこを乗り越えて「見極める」「整理する」で7つのうち6つをDGTGTDに統合しましょう。次の「更新する」「選択する」ステップとの合わせ技でさらにメリットは大きくなります。
  • 次はスマホでGTD「更新する」方法へ進みましょう。
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