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【仕事術】スマホでGTD「把握する」方法

こんなあなたに
デジタルなGTDを選択した人
スマホアプリ「ジョルテ」「DGTGTD」をインストールした人
スマホでGTDしたい人
困りごと
「把握する」ってどうやるの?

こんな困りごとにこたえます。

この記事でお伝えすること

  1. この記事の意義
    • 理由と目的
    • いつやるか
  2. 読了の効果
    • 効果の目安
    • リスク
  3. 手順
    • この記事を読む前と後の調和
    • 「把握する」とは
    • DGTGTDで「把握する」方法
    • DGTGTDタスク入力手順
  4. マネジメント
    • 訓練
    • 指示と監督
    • 懸念と解決
  5. 本日のらずもねフィーリング

この記事の意義

理由と目的

スマホアプリ「ジョルテ」「DGTGTD」を使ってGTDの5つのステップ”把握する”方法を紹介しています。

いつやるか

今です。今からはじめましょう。

読了の効果

効果の目安

休み明けの仕事が憂鬱だという方に,気になるすべてのことを頭の外に追い出して,すっきりしてもらえるとうれしいです。

効果の見本

5つのステップを理解しGTD開始すると,6ケ月後には以下の状態に到達できるでしょう。

GTD開始から6ケ月を振り返り「前向きになれた自分」に気づく

目標

この記事を読んで,頭の中にある気になることを追い出せればOKです。

リスク

危険源・リスク・事故事例など

GTDをはじめる。そこにリスクはありません。

リスクはありませんが,GTDはストレスフリーになれても,やることが減るわけではありません。この点をご認識下さい。「なんだよ・・・」ということではありませんよ。ストレスフリーに到達する効果は計り知れません。

手順

この記事を読む前と後の調和

「把握する」とは

「把握する」とは,頭の中にある気になることを追い出すため,すべての気になることを「インボックス」に集めること。

インボックスは「受け皿」。アナログ的な「把握する」では,紙とペンを使って気になることをすべて書き出し,インボックスに集めます。

DGTGTDで「把握する」方法

スマホアプリDGTGTDを使うわたし達も,アナログ的なGTDと同じく頭の中にある気になることをすべてインボックスに集めます。途中経過として紙とペンを使うこともいいでしょう。違いは紙のメモやリストを持ち歩くことはせず,DGTGTDに全て登録すること。DGTGTDにタスク入力する行為そのものが「把握する」ことになります。

DGTGTDタスク入力手順

タスクの入力手順はかんたんです。

タスク入力手順

Main画面右上の「+」をタップすると次のTask type画面になります。

一番上のTaskをタップするとTask tittle入力画面になりますので,「気になること」を入力,保存(フロッピーディスクアイコン)をタップすると次のTask Details画面になります。

Task Details画面内,各項目の説明
Task Tittle:「すべての気になること」を入力します。はじめは粗い言葉でも構いませんが「見極める」ステップで具体的な「次にとるべき行動」に正します。
Status:タスクのステータスとしてNext ActionやReference等,計10種類のステータスを設定できます。
Due Date:タスクを実行年月日を入力します。
Due Time:タスクの実行時刻を入力します。
Remind:タスクをリマインドを設定します。設定日時にプッシュ通知をくれるのがスゴク便利ですよ。
Repeat:毎日,毎週,毎月と繰り返すタスクにリピートを設定します。
Priority:優先順位(Top,High,Med,Low,-)を設定します。
Project/checklist:このタスクが紐づくプロジェクト/チェックリストを設定します。
Folder:フォルダーを設定します。
Context:コンテキストを設定します。コンテキストに「@連絡待ち」を設定して「連絡待ちリスト」にすることができます。「連絡待ちリスト」は「更新する」ステップで更新します。
Tags:タグを設定します。Aさん,Bさん,Cさんと,タスクの関係者を設定する使い方が便利です。
Goal:ゴールを設定します。

以上を入力したら保存(フロッピーディスクアイコン)をタップするとタスクを登録できます。

入力したタスクはどうなるか

DGTGTDには下図(最下段)のとおり「Inbox」が設けられています。

画面右上にある「雷マーク付き+」で入力したものは「Inbox」に保存されます(思いついた瞬間,サッと入力する時に便利)。また,上記登録手順の中で「Due Date」「Folder」などが未設定のままタスクを登録した場合,「Inbox」に保存されます。

このように,GTDの本質「すべてを頭の外に追い出すこと」を肌身離さず携帯するスマホで実現できるのは,スマホアプリ「DGTGTD」ならではの良さです。

マネジメント

訓練

可能な限り漏れなく把握する

繰り返しますが,GTDの本質はすべてを頭の外に追い出すことにあります。タスクを入力する操作自体はかんたんです。しかし,すべての気になることを漏れなく入力するには時間がかかります。

大部分の人は,⓵「把握する」ステップでかなりの取りこぼしをしている。[引用:はじめてのGTD ストレスフリーの整理術,58頁]

指示と監督

ですから,可能な限り漏れなく把握することです。

懸念と解決

はじめは,入力するタスクを具体的に書くことが難しいかもしれません。

とにかく,頭の中にあるもの,今座っている場所から見えるもの,引き出しの中にあるもの等,すべての気になることをタスクとして入力します。頭の外の記憶,DGTGTDに預けることです。

入力したタスクが雑であっても,次のスマホでGTD「見極める」方法で正せます。

本日のらずもねフィーリング

  • いかがでしたか。
  • 頭の中にある気になることを追い出せればOKです。
  • 「アレと,コレと,ソレを覚えておかない」という脳内負荷が減ると,目の前のやるべきことに集中できるようになります。
  • 次はスマホでGTD「見極める」方法へ進みましょう。
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