- こんなあなたに
- タスク管理で悩んでいる人
- スケジュール管理で悩んでいる人
- 困りごと
- システム手帳では日々のやることを把握しきれない
こんな困りごとにこたえます。
この記事でお伝えすること
- この記事の意義
- 理由と目的
- いつやるか
- 読了の効果
- 効果の目安
- リスク
- 手順
- この記事を読む前と後の調和
- タスク管理失敗の原因
- タスク管理失敗のメカニズム
- スケジュール管理失敗の原因
- スケジュール管理失敗のメカニズム
- 思い出すのもイヤな当時のタスク・スケジュール管理
- マネジメント
- 訓練
- 指示と監督
- 懸念と解決
- 本日のらずもねフィーリング
この記事の意義
理由と目的
手帳のスケジュール・タスク管理は失敗する。その原因とメカニズムを紹介していますその点，スマホアプリでGTDするとうまくいきます。
- 結論：スケジュール・タスク管理 失敗の原因
- タスク管理失敗の原因は「ＴＯＤＯリスト」にあり
- スケジュール管理失敗の原因は「カレンダー」にあり
いつやるか
読了時間は３分程度。今ご覧いただければ。
読了の効果
効果の目安
タスク管理・スケジュール管理の失敗原因とメカニズムがわかる。克服方法としてGTD（Getting Things Done）がおすすめ。そんなことをご理解いただけると思います。
効果の見本
GTDを実践すれば，きっと前向きになれると思います。
ＧＴＤ開始から６ケ月を振り返り「前向きになれた自分」に気づく
目標
タスク管理・スケジュール管理の失敗原因とメカニズムがわかればＯＫです。
リスク
危険源・リスク・事故事例など
ＧＴＤをはじめる。そこにリスクはありません。
リスクはありませんが，ＧＴＤはストレスフリーになれても，やることが減るわけではありません。この点をご認識下さい。「なんだよ・・・」ということではありませんよ。ストレスフリーに到達する効果は計り知れません。
手順（流れ）
この記事を読む前と後の調和
タスク管理失敗の原因
タスク管理。その定番は「ＴＯＤＯリスト」。「ＴＯＤＯ」とは，やること。つまり「やることリスト」。やることを洗い出す。リストにする。いたって単純にできる。有効な感じがする。実際に２，３のリストを書いただけで，頭が整理され前向きになれます。
しかし，次のように「ＴＯＤＯリスト」の作り方を間違うとアウトです。
- 原因
- 「ＴＯＤＯリスト」の作り方を間違う。
- タスクを実現する「具体的行動」ではなく，粗さを残したままの言葉でタスクを書き込むのは間違い。
タスク管理失敗のメカニズム
この原因から，「ＴＯＤＯリスト」が役立たなくなるメカニズムも見えてきます。
- 「ＴＯＤＯリスト」が役に立たなくなるメカニズム
- ヨシ，今日からＴＯＤＯリストでタスク管理だ
- リストに書き込むぞ
- そうだ，〇月〇日までに会議をセットするんだっけ（※「〇〇さんにアポをとる」「会議室を確保する」など，実現に向けた具体的行動を書き込めればいいが，「会議をセットする」と粗さを残したままの言葉でタスクを書き込んだ時点でアウトです）
- （翌日，リストを見て）「会議をセットする」とは言え，何からやろうか
- （具体的行動を選択する意思決定を避け）まだ余裕があるよね，こっちの仕事Ａを優先しなくちゃと先送り
- （翌日，リストに残ったタスクを見て）まだ余裕はあるよね，と飛び込みの仕事Ｂに取りかかり・・・
- （さらに次の日，いっこうにタスクが消化されないリストを見て）昨日の仕事Ｂは飛び込みだからしょうがない，ところで会議どうやってセットしよう，エイ・ヤッとやってしまえ
- （会議のセットが終わり）こんなことなら，「ＴＯＤＯリスト」いらないね
- （ＴＯＤＯリストをやめて頭の中でタスク管理するようになり）「ＴＯＤＯリスト」止めて正解だったわ
- （大切なタスクを漏らすなど大きな失敗をすると）やってしまった，やっぱり「ＴＯＤＯリスト」に頼ろう
- と振り出しに戻る
スケジュール管理失敗の原因
スケジュール管理の定番といえば「カレンダー」です。「カレンダー」に書くべきこと，書かないほうがいいものを混同してしまうと失敗します。
- 原因
- 「カレンダー」に書くべきことがあるのに，それ以外のことも書いてしまう。
- 「カレンダーに書くべきこと」とは，その日時に必ずやること。これ以外のこと（例えばＴＯＤＯリストに書くべきこと）をカレンダーに書くのは最悪。スケジュール管理になりません。
スケジュール管理失敗のメカニズム
「カレンダー」と「ＴＯＤＯリスト」を混同した最悪ケースでは，次のメカニズムでタスク管理・スケジュール管理の両方が崩壊します。
- 「カレンダー」が役に立たなくなるメカニズム
- ヨシ，今日からカレンダーでスケジュール管理だ
- カレンダーに書き込むぞ
- そうだ，〇月〇日までに会議をセットするんだっけ
- 「〇月〇日に〇〇さんにアポをとる」「〇月△日に会議室を確保する」などを（本来ＴＯＤＯリストに書くべきことを）具体的にカレンダーに書きこんだぞ
- （翌日，カレンダーを見て）「〇月〇日に〇〇さんにアポをとる」は，今日完了したぞ
- 完了したはいいけど，前倒しでできたから未来日に書いた「〇〇さんにアポをとる」をカレンダーから消さないと（面倒だな）
- 今日は「会議室を確保する日」だったけど，飛び込みの仕事Ａが入ったから明日，会議室を確保しよう（カレンダーを変更しなくちゃ，面倒だな）
- 〇〇さんから予定の会議に出られなくなったとの申し入れ，再度関係者の「アポをとる日」と「会議室確保の日」をカレンダーに記入（面倒だな）
- 変更をすべてカレンダーに書いてたら，押さえておきたい「行事（その日時に必ずやること）」が余計なものに埋もれて把握しにくい
- こんなんだったら，カレンダーに書きこむのやめちゃおう
- （大切な行事を漏らす，ダブルブッキングなど大きな失敗をすると）やってしまった，やっぱり「カレンダー」に頼ろう
- と振り出しに戻る
思い出すのもイヤな当時のタスク・スケジュール管理
かくいう私も，タスク・スケジュール管理に何度も失敗してます。ＧＴＤ実践開始から６ケ月を振り返り「前向きになれた自分」に気づくと一部重複しますが，２０１７年半ばに生じた様々な環境変化はインパクトが大きく，相当，混乱していました。
ＧＴＤ開始から６ケ月を振り返り「前向きになれた自分」に気づく
自分の未熟さから，混乱が混乱ぶ状況。その場から逃げ出したくなる日々の連続。
もがき苦しんでいた当時のスケジュール管理は次のとおです。まさに最悪の有り様。今日の新入社員のほうが，ずっと立派に管理できていると思います。
解決策 第一弾
- 「依頼主に返信しなければならない」そんな性質のタスクは，その受信ボックスにある依頼メールそのもので管理
- その結果，受信ボックスはいつも満杯（日々タスクが積みあがっていきゲンナリ）
- 「あのメールどこだっけ」とメール検索回数が増加（時間のムダ）
- 大切な案件が埋もれてしまい期限切れが発生（信用なくす）
- 解決策第１弾として「手帳（アナログ）」でのスケジュール管理を開始する
- が，そもそも手帳を持ち歩く習慣がない
- 打合せの場で決まった予定を書き込む，とかできない
- 結果的に頭の中・記憶でやり過ごそうとするが，「記入漏れ」「予定変更の未反映」が発生し自分自身が混乱・自己嫌悪
解決策 第二弾
- 解決策第２弾「スマホ（デジタル，Yahoo!カレンダー）」を試す
- 利点
- スマホにインストールした「Yahoo!カレンダー」は手帳（アナログ）と違い予定の変更が容易
- 肌身離さずスマホを持ち歩くので，繰り返し見ることが多い（リマインドの効果がある）
- 以上の利点もあり，スケジュール管理をインストールから３ケ月間，毎日継続
- 「定着」を実感しはじめた頃，Yahoo!カレンダーの動作が重くなった（涙）
今だから冷静に振り返られることですが，らずもねが管理対象としたかったは「タスク」と「スケジュール」の二つです。しかし，ご覧いただいたとおり，「カレンダーでスケジュールを管理する」ことしか思い浮かばなかったんです。「タスク」も管理したかったんですけどね。「タスク」と「スケジュール」の両方を一体管理する方法を知らなかったんです。
マネジメント
訓練
GTDでタスクとスケジュールを一体管理する
その点，GTDならうまくいく。うまくいきます。らずもねと同じような経験（反省）をした方には，間違いなく役に立ちます。
指示と監督
欲しかったのはコレだ
ＧＴＤのワークフローを見て感じたこと。欲しかったのはコレだ。
「はじめてのＧＴＤ ストレスフリーの整理術」をリサーチしていたわけでもなく，何が書かれているのかも知らず，だから何の期待も持たずに手に取り第１部を眺める。
懸念と解決
手帳やYahoo!カレンダーでのスケジュールで試行錯誤し，頭にぼんやりと浮かんでいた－－－より確実でシステマチックにスケジュールを管理する手法－－－。
ページをめくり読み進めると，その欲しかったものの輪郭が徐々にはっきりとしてくる。７１頁「ＧＴＤのワークフロー【見極める】」に辿り着き，目にした瞬間，「欲しかったのはコレだ」。その瞬間の衝撃。鳥肌でした。
らずもねと同じような経験（反省）をした方には，間違いなく役に立ちます。ぜひご一読下さい。
本日のらずもねフィーリング
- いかがでしたか？
- ＧＴＤは「雑多なもの」から「大切なもの」まで。その全てを頭の外に出す。把握して見極める。といったフレームワークです。
- さらに１日のペース配分ができると「焦り」が消えます。「混乱」から遠ざかります。
- こうして，一歩ずつ「ストレスフリー」に近づきます。
- その最初の一歩は「はじめてのＧＴＤ ストレスフリーの整理術」を読むことです。
- さぁ，準備ができたらＧＴＤをスタートしましょう。
