GTDは「判断・決定する側が決めないことで,具体的な内容が定まらないタスクが存在しはじめた時」に混乱しはじめる

関係者の判断や決定により前進する性質のタスクは,判断や決定を待つ側に「しわ寄せ」が

前回のエントリーに書いた”GTDのレビューが上手くいかなくなった途端「まるでダメ地獄」の原因”を掘り下げる内容のエントリーです。

GTDのレビューが上手くいかなくなった途端「まるでダメ地獄」

記録(メモ)を残すことで,同じ失敗を繰り返さない。
つまり,私的反省ログです。

明らかな原因は「先送り」

”GTDのレビューが上手くいかなくなった途端「まるでダメ地獄」の原因”は「先送り」だと書きました。(前回エントリー)。
 
また,その原因は特に「定型化できないタスク」にあるとも。
関係者の判断や決定により前進する性質のタスクは,判断や決定を待つ側,後工程を引き受ける側に「しわ寄せ」が行く。
先週3日間にわたり開催したイベントでは,ほとんど全ての”しわ”が自分のところに押し寄せた。

性格的に苦手とか関係ない 主張すべき点ははっきりと伝える

涼しい顔を装ったが内心は冷や冷や

毎日のように熱中症(うたがい含む)の救急搬送が報じられる中,気温34℃を示す中での屋外イベントを開催。
与えられた役回りは総勢100人の参加者をコントロールしなければならない立場。
当日は,涼しい顔を装ったが内心は冷や冷や。
というのは,「会場に持ち込まれる資材類」「到着時間」等が直前まで知らされなかったから。何事も「安心感」と「自信」をもって「計画どおり」に進めたいタイプのわたしにとっては,不安要素が多いことは非常なストレス。

「早く決めろ」と催促しなければならなかったか,という反省

計画的に物事が進まなかった。
それは,判断・決断する側の動きの遅さに原因がある。こう結論づけたい。

「他人のせい」にして切り捨てることはかんたんだ。
が,自分が反省すべき点もある。

決める側に「(わかりやすく言えば)早く決めろ」と催促しなければならなかった。
こちらの事情を伝え,「”いつまでに”,”何を”決めないと,当方では対応しかねる」といった強硬な姿勢が必要だった。

性格的に強硬姿勢を示すのは苦手。
今振り返っても間違いなく「早く決めろ」とは言っていない。記憶にないが,やわらかく「早く決めて欲しいんだけど」ぐらいは要求していたかもしれない。

当日を迎えるのが憂鬱で逃げ出したくなった。
そんな気分まで追い込まれた。

性格的に苦手とか関係ない。
「決めるべき人が決めないと,関係者に迷惑をかける」
ここは主張しなけければならない。

GTDは「判断・決定する側が決めないことで,具体的な内容が定まらないタスクが存在しはじめた時」に混乱しはじめる

嫌な気分のまま開催を迎え,上に書いた不安を抱えながらのイベント運営も,関係者の機転の良さ,柔軟さ,チームワークで対処。
成果と反省が入り混じる結果となったもののイベントは終了し,日曜日の朝,こうして反省と来週の予定を考えている。

GTDを実践しはじめ,定着し,物事の多くを滞りなく転がせるようになってきた時期だった。
先週のイベント全体を通じて言えば,一つの小さなほころびが連鎖的な混乱を引き起こす場面が多くあった。その混乱は,GTDにおけるレビューが滞り,やる気も失せ,迷走に拍車をかける最悪期を作りだした。

これは何もGTDの仕組みそのものが悪いのではない。
むしろ,GTDの仕組みである当日実行する「次の行動」をリストに書き出すことで,(不安):(平静)=9:1ぐらいのところを,6:4ぐらいまで持ち直すことができた。
こんな経験から,GTDの存在価値が一段と高まった。

今後注意が必要なのは,「判断・決定する側が決めないことで,具体的な内容が定まらないタスクが存在しはじめた時」だと思う。

次に同じような場面に遭遇したら

「いつ決まるの」「今,決められないなら対応不可(断言)」と言ってみる。
性格的に苦手とか関係ない。
轍を踏むのは,ごめんだ。

案件毎に時間的余裕や課題解決の難易度は違うだろう。
ただ,「今,決められないなら対応不可(断言)」と言う。そう誓う。
というのが,混乱と不安の中でイベントを乗り切った成果だ。

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