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スケジュール・タスク管理でお悩みの方へ この本とアプリでGTDをはじめませんか

こんなあなたに
スケジュール管理で悩んでいる人
タスク管理で悩んでいる人
やることが多すぎて焦っている人
困りごと
システム手帳では日々のやることを把握しきれない
スマホのカレンダーアプリに入力した行事が多くなったら重くなった
何かいいアプリないの?

こんな困りごとにこたえます。

この記事でお伝えすること

毎日の「雑多なこと」から「大切なこと」まで,全てを把握してストレスフリーの境地に到達する方法「GTD」をオススメしています。

GTDをはじめたい方へ,次の本とアプリをオススメします
本:はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
アプリ:DGT GTD

おすすめの本「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」

GTDの始祖,デビッド・アレン著。「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」のらずもね的総評もご覧ください。

「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」のらずもね的総評

おすすめのスマホアプリ「DGT GTD」

GTDをはじめる時,直面する悩み。それは「アナログツール」か「デジタルツール」かという2択。

頻繁にタスクの「変更」「割込み」が発生することを想像すると,ペンで書いたことを消して書き直す手間がいる「アナログツール」は適さない。「アナログツール」を選択して上手くいくイメージが湧かないので,「デジタルツール」がいいと思います。

特におすすめなのがスマホアプリ「DGT GTD」。そのの画面イメージは次のとおりです。

Google Playへのリンク:DGT GTD & To-Do List [Alpha]

デジタルツール選びにはこちらもどうぞ

どのツールでGTDを実践するかで迷っている人向け「DGT GTD 2019年3月に9回アップデート」

環境激変に立ち向かうためスケジュール管理を試行錯誤

この「本」と「スマホアプリ」を選ぶに至った背景には,数多くの反省があります。

スケジュール・タスク管理が立ちいかなくなった「惨めな過去」の振り返り(反省)

  1. 2017年,環境の激変に対応するため「手帳(アナログ)」「スマホ(デジタル,Yahoo!カレンダー)」によるスケジュール管理を試す。
  2. その結果,使いやすさ等の理由から「スマホ(デジタル,Yahoo!カレンダー)」による管理を選択し,その定着を目指す
  3. しかし,タスク件数が増えるとYahoo!カレンダーの動きが重くなる症状に見舞われる
  4. その原因は,旧スマホ(Android4.2.2)の処理速度によるものと考えスマホを更新
  5. 現スマホ(Android7.1,その後アップデートにより現在8.0)で改善が見られるも,タスクを模擬的に増加させるとやはり重くなった(これでは現スマホが遅くなるのも時間の問題)
  6. 「仕事術」「整理術」に関する情報収集・スキルアップ向上を継続する中,GTDと出会う
  7. GTDを知った瞬間,「欲しかったものはコレだ」という衝撃があり,迷わずGTDを導入・実践。
  8. GTDの実践にあたっては,その入り口に「アナログ」か「デジタル」かの選択があるが,経験上「デジタル」を選択
  9. スマホにインストールするアプリには「DGT GTD」を選ぶ(以下,選んだ理由等)
    • 選ぶ際に重視した点:「サインアップ」「ログイン」が不要なアプリであること
    • 良い点:好みのデザイン
    • 悪い点:日本語対応していない

以前,GTD実践開始から6ケ月を振り返り「前向きになれた自分」に気づくに書いた とおり,GTDを実践し定着してからというもの生活全般がうまくいっています。そんなウレシイ実感があるんです。

たしかに,GTDのレビューが上手くいかなくなった途端「まるでダメ地獄」だった時期はありますよ。けど,この先,GTDは「判断・決定する側が決めないことで,具体的な内容が定まらないタスクが存在しはじめた時」に混乱しはじめる状況を察知したら,注意するだけでいい。

GTDは「判断・決定する側が決めないことで,具体的な内容が定まらないタスクが存在しはじめた時」に混乱しはじめる

ヤバイと思ったら,GTDのレビューでタスク毎に所要時間を見極めて1日のスケジュールに組み込み,粛々と対処していけば乗り越えられる。このスキルを身につけたのが大きな進歩。グっとストレスフリーに近づける。GTD実践の効果で,多少の混乱からすぐに抜け出せることも経験しました。光が見えてきます。

思い出すのもイヤな当時のスケジュール管理

GTD実践開始から6ケ月を振り返り「前向きになれた自分」に気づくと一部重複しますが,2017年半ばに生じた様々な環境変化はインパクトが大きく,相当,混乱していました。

自分の未熟さから,混乱が混乱ぶ状況。その場から逃げ出したくなる日々が続く。

もがき苦しみながら実践していた当時のスケジュール管理は次のとおです。今日の新入社員のほうが,ずっと立派に仕事の管理をしていそうな感じがする。当時は,最悪の有り様でした。

  1. 「依頼主に返信しなければならない」そんな性質のタスクは,その受信ボックスにある依頼メールそのもので管理
    • その結果,受信ボックスはいつも満杯(日々タスクが積みあがっていきゲンナリ)
    • 「あのメールどこだっけ」と探すケースが頻繁に発生(時間の無駄)
    • 大切な案件が埋もれてしまい期限切れが発生することも(信用なくす)
  2. 解決策第1弾として「手帳(アナログ)」でのスケジュール管理に取組んだ
    • が,手帳で予定を管理する習慣がなく持ち歩かない
    • それ故,定着しにくい(しなかった)
    • だから,「記入漏れ」「予定変更の未反映」が発生し自分自身が混乱・自己嫌悪
  3. 解決策第2弾「スマホ(デジタル,Yahoo!カレンダー)」を試す
    • 利点
      • スマホにインストールした「Yahoo!カレンダー」は手帳(アナログ)と違い予定の変更が容易
      • 肌身離さずスマホを持ち歩くので,繰り返し見ることが多い(リマインドの効果がある)
    • 以上の利点もあり,スケジュール管理をインストールから3ケ月間,毎日継続
    • 「定着」を実感しはじめた頃,Yahoo!カレンダーの動作が重くなった(涙)

Yahoo!カレンダーの重さに耐えかねてスマホ更新

「手帳(アナログ)」か,「スマホ(デジタル)」か。 らずもねにとって「スケジュール管理黎明期」をともに過ごした相棒「Yahoo!カレンダー」。その定着を実感しはじめたころ,入力するタスクが増えたことによって,動作が遅くなってしまいました。 仕事の最中,新たなタスクが入ってきたら,Yahoo!カレンダーにサッと入力画面を表示(早ければ早い程良い。せめて2秒程度で)して欲しかったのに。仕舞には入力待ちする時間(感覚的には5秒以上)がストレスになった。 そこで,思い切って旧スマホ(Android4.2.2)をSH-M05に更新(2017年12月上旬の発売日に購入,発売時点でAndroid7.1)。 「どうにか重さを解消し,Yahoo!カレンダーによるスケジュール管理を続けたい。」そんな切実な思いがありました。

Yahoo!カレンダー重さの原因

新たに手にしたSH-M05の軽快な動作を確認後,いざ,Yahoo!カレンダーの入力内容を移植・・・する前に,「重さ」の原因を確認したい。 ということで,模擬的に何度も繰り返すタスクを入力しては,画面の表示速度,スクロールの反応を確認しました。その結果,旧スマホのように支障が出るほどではないものの,タスク件数が多くなるとSH-M05の動作も・・・遅く・・・なっ・・・た。

断定はできませんが,タスク件数が動作速度に影響を与えている。そんな実感があります。

スマホ更新でYahoo!カレンダーを使い続けようという目論みに暗雲が・・・と,嫌な気分になったのを覚えています。けど,当時のベストなスケジュール管理でしたから,計画どおりYahoo!カレンダーを使い続けました。

GTDを知った瞬間の「欲しかったものはコレだ」という衝撃

Yahoo!カレンダーの重さをスマホ更新で解消するも,タスク件数が増えればいずれ重くなるんだよな・・・ 大枚はたいてスマホ更新したのに・・・というスカッとしない思いがそうさせたのか,「仕事術」や「整理術」の情報収集・スキルアップに励みました。そこで見つけたのが以下。

読んだ感想はコチラ(「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」のらずもね的総評)

GTDのワークフローを見て感じたこと

らずもねが欲しかったのはコレだ。

同書をリサーチしていたわけでもなく,何が書かれているのかも知らず,だから何の期待も持たずに手に取り第1部を眺める。 手帳やYahoo!カレンダーでのスケジュールで試行錯誤し,頭にぼんやりと浮かんでいた---より確実でシステマチックにスケジュールを管理する手法---もの。

ページをめくり読み進めると,その欲しかったものの輪郭が徐々にはっきりとしてくる。71頁「GTDのワークフロー【見極める】」に辿り着き,目にした瞬間,「らずもねが欲しかったのはコレだ」。そう思った瞬間の衝撃。鳥肌がたちました。

さらに,その先,第2部(第4章)142頁の注釈(以下)がらずもねにとっての最大の幸運だした。

初版の刊行以降,GTDの手法を取り入れたソフトウェアが数多く開発されている。こうしたツールは基本的にToDoリストやタスクを管理するツールであるが,高度な機能が実装されていたり,使いやすいようにインターフェースも工夫されている。

ストレスフリーの整理術 第4章「さあ,始めよう,時間と場所,ツールの準備」142頁 下部注釈

この小さな注釈を糸口に,GTD関連アプリの存在に気づき,ゆるくGTDへの移行をはじめました。

GTD実践に向けスマホアプリを選ぶ

スケジュール管理をする際,アナログか,デジタルか,という選択があります。

らずもねには「手帳(アナログ)での”変更管理”」に繰り返し失敗した経験があります。「書く・消す・書く」の繰返しで手帳(紙)が汚れて見えにくくるのを避けたいため,一行の予定を書き込むにも「書き方」の点で頭を使っている時間ももったいなく感じます。そんなことから,らずもねは現時点でデジタル派です。

GTDの実践するにも,その入り口にはアナログかデジタルかの選択があります。 デジタル派のらずもねは,次の6種類のアプリをインストール。 面倒な「サインアップ」や「ログイン」を要求してくるアプリは,その要求を見た時点で除外。 結果的に「サインアップ」「ログイン」が不要なタイプの「DGT DGT」を選びました。

試したGTD関連アプリ

  1. 「サインアップ」「ログイン」が必要なタイプ
    • Wunderlist
    • Remember the Milk
    • Microsoft To-Do
    • Toodoledo
    • Todoist
  2. 「サインアップ」「ログイン」が不要なタイプ
    • DGT GTD

以下に補足を。

    おすすめのスマホアプリ「DGT GTD」
    本エントリー時点のバージョン:version:0.9.5 alpha
    日本語サポートなし(サポートして欲しい)
    選ぶ際に重視した点:「サインアップ」「ログイン」が不要なアプリ。その条件に適うのもグッド
    良い点:好みのデザイン
    悪い点:日本語対応していない(気合があれば,すぐ慣れる)

当時,「DGT GTD」は,どちらかといえば「消去法」的に「DGT GTD」を選んだ状況でしたが,「DGT GTD 2019年3月に9回アップデート」されたこと,つまりアプリの鮮度が保たれていることを知り,なくてはならないスマホアプリに昇格しました。

どのツールでGTDを実践するかで迷っている人向け「DGT GTD 2019年3月に9回アップデート」

本日のらずもねフィーリング

  • いかがでしたか?
  • 「雑多なもの」から」大切なもの」まで。その全てを把握して見極める。1日のペース配分をする。すると「焦り」が消える。さらに「混乱」が消える。
  • 一歩ずつ「ストレスフリー」に近づきます。
  • その最初の一歩は「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」を手元に準備すること。「DGT GTD」をインストールすることです。
  • さぁ,準備ができたらGTDをスタートしましょう。
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