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【手帳をうまく使えない人へ】スマホでタスク・スケジュール管理をはじめる

こんなあなたに
手帳をうまく使えない人
困りごと
どうやれば手帳をうまく使えるの?
GTDってナニ?

こんな困りごとにこたえます。

この記事でお伝えすること

  1. この記事の意義
    • 理由と目的
    • いつやるか
  2. 読了の効果
    • 効果の目安
    • リスク
  3. 手順
    • この記事を読む前と後の調和
    • 思い出すのもイヤな当時のスケジュール管理
    • Yahoo!カレンダーの重さに耐えかねてスマホ更新
    • Yahoo!カレンダーの重さの原因
    • カレンダーアプリの試行錯誤
    • GTDを知った瞬間の衝撃
  4. マネジメント
    • 訓練
    • 指示と監督
    • 懸念と課題
  5. 本日のらずもねフィーリング

この記事の意義

理由と目的

【手帳をうまく使えない人へ】スマホでタスク・スケジュール管理をはじめることをおすすめします。

らずもねの結論

スマホのタスク・スケジュール管理にはGTDがおすすめです。

いつやるか

この記事を読んでGTDに挑戦しようとお考えの方は,【仕事術】GTDの5つのステップを学ぶをご覧下さい。

読了の効果

効果の目安

手帳を上手く使えない方に,GTDを知っていただけるとうれしいです。

効果の見本

手帳では上手くいかなくても,スマホならうまくいく可能性があります。

だからタスク・スケジュール管理は失敗する(その点,GTDならうまくいく)

目標

手帳を上手く使えない方に,GTDを知っていただけるとうれしいです。

リスク

GTDをはじめる。そこにリスクはありません。

リスクはありませんが,GTDはストレスフリーになれても,やることが減るわけではありません。この点をご認識下さい。「なんだよ・・・」ということではありませんよ。ストレスフリーに到達する効果は計り知れません。

手順

この記事を読む前と後の調和

あなたがGTDの5つのステップを知る。すると,あなたがこれまでに実践してきたタスク・スケジュール管理を止める。そしてGTDに移行する。その可能性が生まれます。

GTD以外,例えば手帳術でうまくいっている人もいます。しかし,らずもねはうまくいきませんでした。GTDはすごく上手くいっています。

思い出すのもイヤな当時のスケジュール管理

GTD実践開始から6ケ月を振り返り「前向きになれた自分」に気づくと一部重複しますが,2017年半ば,様々な環境変化が生じ混乱していました。自分の未熟さから,混乱が混乱を呼ぶ。その場から逃げ出したくなる日々の連続。もがき苦しみながら実践していた当時の有り様は次のとおでした。

  1. メールボックスは常に保存容量上限に
    • 返事が必要なメールを受信ボックスで管理。毎日積みあがっていきゲンナリ
    • 「あのメールどこだっけ」と探すケースが頻繁に発生(時間のムダ)
    • 大切な案件が埋もれ期限切れが発生することも(把握できない)
  2. 解決策第1弾として「手帳(アナログ)」でのスケジュール管理を開始
    • が,手帳で予定を管理する習慣がない
    • かつ,持ち歩かない
    • それ故,定着しない
    • だから,「記入漏れ」「変更漏れ」が発生し自分自身が混乱・自己嫌悪
  3. 解決策第2弾「スマホ(デジタル,Yahoo!カレンダー)」を試す
    • 以下の利点がありインストールから3ケ月間継続。「定着」を実感しはじめた頃,Yahoo!カレンダーの動作が重くなった
      • 手帳と違い予定の変更がかんたん
      • 肌身離さず持ち歩ける
      • リマインド効果が高い

Yahoo!カレンダーの重さに耐えかねてスマホ更新

デジタルなスケジュール管理黎明期をともにした相棒「Yahoo!カレンダー」。定着を実感しはじめたころ,入力するタスクが増えるにつれ動作が遅くなる。

仕事の最中,新たなタスクが発生。そんな時は,Yahoo!カレンダーの入力画面をサッと表示して入力完了,といきたかったのに。早ければ早い程良い。せめて2秒以内で。その願いは叶わず,5秒以上の入力待ち時間がストレスに。

「どうにか重さを解消し,Yahoo!カレンダーを続けたい」そんな切実な思いがありました。そこで,思い切って旧スマホ(Android4.2.2)をSH-M05に更新(2017年12月上旬の発売日に購入,発売時点でAndroid7.1)。

Yahoo!カレンダー重さの原因

新たに手にしたSH-M05の軽快さ。どれ,旧スマホからYahoo!カレンダーの入力内容を移植しよう。そのに「重さ」の原因を確認しようか。ということで,繰返しスケジュールを模擬入力。その結果,旧スマホ程ではないもののタスク件数が多くなるとSH-M05の動作が遅くなった。断定はできませんが,タスク件数が動作速度に影響を与えていると思います。

Yahoo!カレンダーでスケジュール管理すればうまくいく。その目論みに暗雲が立ち込めましたが,この時のベストな管理でしたからYahoo!カレンダーを使い続けました。

カレンダーアプリの思考錯誤

更新する。更新し続ける。その性質上,カレンダーの登録件数は日に日に増えます。となると,気になるのがアプリの速さ。経験上「Yahoo!カレンダー」は遅くなってダメです。

カレンダーアプリの試行錯誤
2017年,環境の激変に対応するため「手帳」「Yahoo!カレンダー」によるスケジュール管理を試す。
その結果,使いやすさ等の理由から「Yahoo!カレンダー」を選択し,その定着を目指す
しかし,登録件数が増えるにつれYahoo!カレンダーの動きが重くなる
原因は,スマホ性能(当時使っていたAndroid4.2.2)にあると考えスマホを刷新
現スマホ(Android7.1,その後アップデートにより現在8.0)で改善が見られるも,タスクを模擬的に増加させると重くなった(これでは現スマホも時間の問題)

googleカレンダーを試しました。バーティカル表示させた時の段ズレが気持ち悪くて採用しませんでした。こうしてYahoo!カレンダー,googleカレンダーはあきらめ,今は見やすく操作性のよいジョルテを採用しています。

GTDを知った瞬間の衝撃

Yahoo!カレンダーの重さをスマホ更新で解消するも,タスク件数が増えればいずれ重くなる。大枚はたいてスマホ更新したのに。スカッとしない思いがそうさせたのか,「仕事術」や「整理術」の情報収集・スキルアップに励みました。

そこで見つけたのがGTD(Getting Things Done)。欲しかったのはコレだ。と「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」のらずもね的総評のとおり衝撃を覚えました。

「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」のらずもね的総評

GTDのワークフローを見て感じたこと

仕事術を探すのに必死でした。そもそも「GTD」なんてキーワードは思いつきませんからネット検索ではヒットせず。そんな中,ある書店で陳列された「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」の背表紙を見る。仕事術ではなく整理術か。期待もせずに手にとりました。

手帳やYahoo!カレンダーでのスケジュールで試行錯誤し,頭にぼんやりと浮かんでいたより確実でシステマチックにスケジュールを管理する手法

ページをめくり読み進めると,GTDの輪郭が徐々にはっきりしてくる。71頁「GTDのワークフロー【見極める】」に辿り着き,目にした瞬間,「らずもねが欲しかったのはコレだ」。そう思った瞬間の衝撃。鳥肌がたちました。

さらに,その先,第2部(第4章)142頁の注釈(以下)がらずもねにとっての最大の幸運でした。

初版の刊行以降,GTDの手法を取り入れたソフトウェアが数多く開発されている。こうしたツールは基本的にToDoリストやタスクを管理するツールであるが,高度な機能が実装されていたり,使いやすいようにインターフェースも工夫されている。

ストレスフリーの整理術 第4章「さあ,始めよう,時間と場所,ツールの準備」142頁 下部注釈

この小さな注釈を糸口に,GTD関連アプリの存在に気づきGTDへの移行をはじめました。

マネジメント

訓練

GTDを習得するならトライアンドエラー。実践あるのみ。スマホアプリDGTGTDで実践する5つのステップに挑戦して上達を目指しましょう。

指示と監督

仕事術は全てセルフマネジメントです。あなたが自分自身を指示・監督します。GTDの5つのステップには,セルフマネジメントの仕組みが組み込まれています。それが「更新する」ステップ。週次レビューを実践することで,自分への指示・監督を継続できます。

懸念と課題

5つのステップに組み込まれる「更新する」は,セルフマネジメントそのものです。GTDはセルフマネジメントが組み込まれた優れた仕事術です。懸念は継続できるか。

これを解決するにはデジタルではじめることです。GTDを始めるうえで,アナログかデジタルかを選択することになります。デジタル(スマホアプリ「ジョルテ」「DGTGTD」)を選択すれば実践と継続のハードが下がります。

本日のらずもねフィーリング

  • いかがでしたか。
  • 手帳を上手く使えない方に,GTDを知っていただければOKです。
  • あわせてGTDの5つのステップを学ぶもご覧下さい。
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