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【仕事術】スマホでGTD「更新する」方法

こんなあなたに
GTDの基本「5つのステップ」を知りたい人
スマホアプリでGTDしたい人
スマホアプリでGTDの「更新する」方法を知りたい人
困りごと
「更新する」ってどうやるの?

こんな困りごとにこたえます。

この記事でお伝えすること

  1. 意義
    • 理由と目的
    • いつやるか
  2. 読了結果と効果
    • 結果の目安
    • リスク
  3. 手順
    • この記事を読む前と後の調和
    • 「更新する」とは
    • 週次レビュー
    • 「更新する」ステップのポイント
  4. マネジメント
    • 訓練
    • 指示と監督
    • 懸念と解決
  5. 本日のらずもねフィーリング

意義

理由と目的

スマホアプリDGTGTDを使って「GTDの5つのステップ”更新する”」方法を紹介しています。

いつやるか

更新する。その中心となる「週次レビュー」は1週間に1回やりましょう。

読了結果と効果

結果の目安

「更新する」ステップをDGTGTDを使って実践する。その具体的手順を紹介します。

結果の見本

執筆中

目標

読了後,DGTGTDで「更新する」ステップが実践できればOKです。

リスク

危険源・リスク・事故事例など

GTDをはじめる。そこにリスクはありません。

リスクはありませんが,GTDはストレスフリーになれても,やることが減るわけではありません。この点をご認識下さい。

「なんだよ・・・」ということではありません。ストレスフリーに到達する効果は計り知れません。

手順

この記事を読む前と後の調和

執筆中

「更新する」とは

「更新する」とは,システムの機能を維持することです。

GTDを実践する目的は頭をのんびりさせることではなくて,より知的で生産的,なおかつ創造的な活動ができるように頭をびすっきりさせることにある。この状態に到達するには,すべての物事を定期的に見直し,最新の状態を保っておく必要がある。やるべきことに集中できていて,やっていないことについても「今はそれでも大丈夫」という確信が得られなければならない。[引用:はじめてのGTD ストレスフリーの整理術,260頁]

週次レビュー

システムの機能を維持するための更新作業をGTDでは「週次レビュー」と呼ばれています。この1週間でInboxに入ったものなどを取り込んで,再び頭を空っぽにするわけです。

週次レビューでは次のリストを更新します。

更新するリスト
カレンダー
連絡待ちリスト
プロジェクトリスト
チェックリスト

「把握する」「見極める」「整理する」ステップを実践するだけでスマホアプリDGTGTDの便利さはわかりますが,その便利さは「更新する」作業で際立つと思います。

「更新する」ステップのポイント

「更新する」ステップのポイントは次のとおりです。

カレンダー

おすすめのアプリ「ジョルテ」を使って,「過去」と「未来」をチェックします。

過去のカレンダーを振り返り,やり残した行動はありませんか。資料として価値のあるものを見かけませんでしたか。もしあったなら,「資料」フォルダに保管しましょう。

将来のカレンダーを見通して,必要な行動や準備を把握することも大切です。毎月1回,半年に1回等の間隔で定期的に繰り返す行事は,「より効率的に,効果的に進めるには,どんな行動をとるべきか」,と考えることもいいでしょう。

連絡待ちリスト

今現在,連絡待ちの案件はどれだけあるだろうか。

この問に瞬時に応えてくれるのが「連絡待ちリスト」です。DGTGTDでは,タスクにContext(コンテクスト,コンテキスト等と発音)を設定できます。Contextに「@連絡待ち」を設定すると,設定したタスクをイッパツで呼び出せます。

呼び出した連絡待ちリストを使って,あの人に頼んだこと,こっちの人に頼んだことの回答が得られたかチェックします。得られていればその記録を残すか,削除する。得られていなければ,「次にとるべき行動」は「返事を催促する」などになりそうですよね。

プロジェクトリスト

DGTGTDに登録したプロジェクトリストを更新します。見直すための目線としては,「期限までに完了するか」「軌道修正は必要ないか」等になります。こうした問い掛けの結果,次にとるべき行動が必要ならば,プロジェクトリストに追加します。

チェックリスト

DGTGTDではチェックリストをつくることができます。出張時の持ち物。カラオケのレパートリー。なんでもチェックリストにすることができます。自分が責任を負っていることをチェックリストにすることも有効なようです。

週次レビューではチェックリストの内容を更新し,最新の状態にします。

GTDは,常に携帯して思いついた瞬間に「把握する」「見極める」「整理する」「更新する」「選択する」の5つのステップを実践しリストの鮮度を保つことが大切です。フリック入力は手書きのスピードより劣りますが,GTDを生活に溶け込ませるには肌身離さず携帯することが絶対条件です。

GTDのため,スマホに加えて紙の「カレンダー」「連絡待ちリスト」「プロジェクトリスト」「チェックリスト」を携帯し続けられますか。らずもねはできませんので,GTDはデジタルではじめるをおすすめしています。

マネジメント

訓練

GTDは実践あるのみ。ジョルテとDGTGTDをインストールしたらトライアンドエラーで上達を目指しましょう。

指示と監督

仕事術は全てセルフマネジメントです。あなたが自分自身を指示・監督します。GTDはは,指示・監督の仕組みが5つのステップに組み込まれています。「更新する」ステップ(週次レビュー)を実践することで,自分への指示・監督を継続できます。

懸念と解決

GTDが優れているとはいえ,はじめれば「やることが増えた状態」になります。GTDが習慣化するまで一定の時間がかかります。すると週次レビューが恐くなる時があるでしょう。そんな時は以下が役立ちます。

GTD「週次レビュー」が恐い二つの理由とその対策

本日のらずもねフィーリング

  • いかがでしたか。
  • スマホアプリDGTGTDをインストールすれば「把握する」「見極める」「整理する」さらに「更新する」ステップまでスマホに統合できます。
  • 今ではなくてはならないスマホ。「肌身離さず携帯する」その性質をGTDに活かさないてはありません。
  • 紙のカレンダーとリストを持ち歩くよりスマホです。
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